ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW ON-LINE

Czy wspólnicy spółki mogą wziąć udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

Tak. Zgodnie z art. 234¹ k.s.h. wspólnicy spółki mają możliwość wzięcia udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przepis pozwala na odformalizowanie wymogów uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników spółki z o.o. Brak wymogu fizycznego uczestnictwa w miejscu obrad ma szczególne znaczenie dla wspólników mających miejsce zamieszkania albo siedzibę poza miejscem odbywania zgromadzeń. Możliwość ta jest również szczególnie istotna w okresie trwającej pandemii.

Czy określono jak dokładnie powinien wyglądać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

Przepis art. 234¹ k.s.h. nie uwzględnia całej złożoności problemu wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, zwłaszcza aspektu „technicznego”, pozostawiając stosowne rozwiązania regulaminowi zgromadzenia wspólników oraz praktyce. Znajduje to uzasadnienie tak w tempie rozwoju technologii tego rodzaju, jak i braku podstaw dla wykorzystywania przepisów prawa jako miejsca szczegółowego opisywania technologii już istniejących.

W jaki sposób można wprowadzić możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

Uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków elektronicznych zgodnie z art. 234¹ § 1 k.s.h. jest możliwe, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Tak więc jeśli w umowie Spółki wprost nie wskazano, że taka forma odbywania zgromadzeń jest niedopuszczalna, wówczas zarząd jak najbardziej może podjąć decyzję o przeprowadzeniu zgromadzenia w trybie on-line.

O udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie. Osoba uprawniona do podjęcia decyzji w przedmiocie umożliwienia udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz sposobów tego udziału powinna mieć na względzie interes spółki oraz uprawnienia korporacyjne wspólników.

Czy z odbytego zgromadzenia wspólników należy sporządzić protokół?

Tak. Ze zgromadzenia wspólników, w którym na mocy postanowień umowy spółki, biorą udział wspólnicy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, należy sporządzić protokół na ogólnych zasadach ustalonych w art. 248 § 2 k.s.h., z tą tylko różnicą, że tacy wspólnicy nie muszą podpisywać listy obecności.

W jaki sposób wspólnik może uczestniczyć w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

Nadmienić należy, że art. 234¹ § 1 k.s.h. nie ustanawia zamkniętego katalogu, natomiast z jego treści wynika, że wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poprzez:

1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników,
2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Podkreślenia, jednakże wymaga, że zgromadzenie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nadal jest zgromadzeniem odbywanym w jednym fizycznym miejscu. W takim przypadku przewodniczy mu jedna osoba, wykonująca uprawnienia porządkowe wobec wszystkich uczestników, a protokołowanie obrad należy do jednego protokolanta, który powinien także utrwalić sprzeciwy czy istotne wypowiedzi osób biorących udział w zgromadzeniu w trybie elektronicznym.

Czym jest dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym? 

Dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym zapewnia śledzenie obrad z możliwością jednoczesnego udostępnienie treści dokumentów okazywanych lub tworzonych w czasie zgromadzenia oraz wypowiadania się udziałowców przebywających w innym miejscu. Dzięki temu mogą oni aktywnie uczestniczyć w obradach, wyrażając swoje stanowisko w dyskusji, formułować projekty uchwał, zgłaszać wnioski porządkowe, itp. Wspólnik w ten sposób uczestniczący w zgromadzeniu nie oddaje natomiast głosu.

W jaki sposób wspólnik może wykonywać prawo głosu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej?

Najpełniejszym sposobem uczestnictwa w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest przewidziana w art. 234¹ § 1 pkt 2 k.s.h. możliwość wykonywania prawa głosu, osobiście lub przez pełnomocnika. W takim przypadku wspólnik uczestniczący w zgromadzeniu on-line nie może zostać powołany do pełnienia funkcji na zgromadzeniu, np. przewodniczącego.

Należy mieć również na względzie, iż odbycie zgromadzenia z możliwością wykonywania głosu przez wspólników nakłada na Spółkę powinność zapewnienia takich rozwiązań technologicznych, które pozwolą na przeprowadzenie wiarygodnego i bezpiecznego głosowania.

W jaki sposób należy określić szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

Zgodnie z art. 234¹ § 3 określenie szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej aktualnie powinno zostać uregulowane w formie regulaminu. Dopełnienie powyższych formalności spoczywa na Radzie nadzorczej, zaś w jej braku na wspólnikach spółki. Przyjęcie regulaminu w każdym przypadku następuje w drodze uchwały. Dla wykonania nowego obowiązku rada nadzorcza może skorzystać ze świeżo wprowadzonych rozwiązań w postaci możliwości powzięcia uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ewentualnie trybu pisemnego. W przypadku wspólników spółki z o.o. art. 234¹ § 3 k.s.h. wskazać należy, że uchwała wspólników może zostać powzięta bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Jakie warunki należy spełnić podczas komunikacji elektronicznej?

W razie dopuszczenia do udziału w zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, na podstawie regulaminu zgodnie z art. 234¹ § 3 k.s.h. uczestnictwo powinno podlegać tylko takim wymogom i ograniczeniom, jakie są niezbędne dla realizacji dwóch celów, w postaci identyfikacji wspólników oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Podkreślenia wymaga, iż pomimo brzmienia przepisu, który wskazuje jedynie na możliwość wprowadzenia określonych wymogów i ograniczeń, należy uznać, że skorzystanie z takich środków jest obowiązkiem spółki. Ma to na celu weryfikację osób głosujących oraz ochronę przed ingerencją osób nieuprawnionych

W jaki sposób wspólnicy mogą przeprowadzić głosowanie tajne za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej?

Nadmienić należy, iż przepisy zezwalające na udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, także po zmianach wprowadzonych w związku z COVID-19, nie regulują zagadnienia tajności głosowania. Mając na względzie powyższe oraz aktualne brzmienie przepisów koniecznym jest przyjęcie, że w przypadku głosowania nie zostaje uchylony wymóg tajności wynikający z art. 247 § 2 k.s.h., jak również prawo żądania przeprowadzenia głosowania tajnego. Spółka powinna wówczas zapewnić środki techniczne umożliwiające zachowanie poufności głosu. Obecnie na rynku istnieją komercyjne rozwiązania techniczne umożliwiające odbycie tajnych głosowań.

W jaki sposób należy zwołać zgromadzenie wspólników?

Zwołując zgromadzenie wspólników w trybie on-line należy mieć na względzie fakt, że zgodnie z nowo dodanym art. 238 § 3 k.s.h. w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. Ponadto w przypadku, gdy treść zaproszenia na zgromadzenie miałaby być wysłana również w formie elektronicznej należy pamiętać o warunkach ustanowionych w art. 238 § 1 k.s.h. Zgodnie ze wskazanym przepisem, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW ON-LINE

ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW 

ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW ON-LINE

ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW ON-LINE