PRACE ZARZĄDU ON-LINE
W obliczu aktualnej sytuacji związanej z rozprzestrzenieniem się wirusa SARS CoV-2, wywołującego chorobę nazwaną COVID-19, oraz obowiązujące restrykcje Ustawodawca podjął decyzje o znowelizowaniu regulacji odnoszących się do działania organów spółek. Zmiany dotyczą między innymi możliwości udziału w posiedzeniach zarządu oraz podejmowaniu uchwał przez jego członków przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Implementacja przewidzianych instrumentów, ma na celu usprawnienie oraz uelastycznienie funkcjonowania organów spółek handlowych. Regulacja ta stanowi jednocześnie odpowiedź na oczekiwania przedsiębiorców związane z koniecznością wyposażenia organów spółki w możliwość obradowania i podejmowania uchwał na odległość, co aktualnie wymusza również dynamiczny rozwój technik komunikowania się.
Ustawa z dnia z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568) dalej zwana „ustawą COVID-19” do art. 208 k.s.h. wprowadza § 51 – 53, które w sposób transparentny określają nowe reguły funkcjonowania zarządu. Warunkiem skorzystania z tych instrumentów jest brak przeciwnego uregulowania w umowie spółki. W przypadku gdy rzeczony dokument wyłącza możliwość komunikacji zdalnej wówczas nie jest ona możliwa.
Podkreślenia wymaga, iż Ustawodawca nie uregulował w sposób szczegółowy środków, z których organ winien korzystać przy realizacji swoich zadań. Wobec czego przy wykonywaniu nowych uprawnień zastosowanie znajdą wszelkie dostępne środki techniczne. Jako przykłady mogą posłużyć: wideokonferencje i telekonferencje, komunikatory internetowe oraz wirtualne pokoje spotkań. Koniecznością jednak jest umożliwienie uczestnikom równoczesnego prowadzenia dyskusji oraz oddania głosu. Sprecyzowanie zasad korzystania z środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość bądź trybu pisemnego powinno zostać szczegółowo ujęte w regulaminie funkcjonowania zarządu. W przypadku sporządzania reguł ralizacji uprawnień zawartych w art. 208 § 51 – 53 k.s.h. należy mieć na względzie, nie tylko schemat funkcjonowania zarządu, lecz również wszelkie związane z nim kwestie techniczne.
Podkreślenia wymaga, iż przed nowelizacją regulacje zawarte w k.s.h. w szczególności art. 222 § 4 oraz 388 § 3 przewidywały możliwość wykorzystania trybu pisemnego oraz środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość wyłącznie dla podejmowania uchwał rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki z o.o. oraz rady nadzorczej spółki akcyjnej, ale tylko wówczas, gdy przewidywała to umowa spółki albo statut.
Aktualnie Ustawodawca, poza wspomnianymi powyżej organami nadzoru umożliwił działanie przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość również członkom zarządu. W związku z czym, należy uznać, iż nowelizacja daje możliwość stworzenia schematu uczestnictwa w posiedzeniach zarządu i organu nadzoru bez fizycznej obecności ich członków. Są oni uprawnieniu do:
- udziału w posiedzeniu zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
- podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
- udziału w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Zgodnie z art. 208 k.s.h. wskazać należy, iż Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu oraz zapadną one z uwzględnieniem bezwzględnej większości głosów. Jednocześnie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia posiedzenia bez fizycznej obecności członków zarządu jest zapewnienie uczestnikom odpowiedniej infrastruktury sprzętowej, właściwego potwierdzenia ich tożsamości oraz odpowiedniego poziom bezpieczeństwa. Spółka musi zatem zapewnić odpowiednią infrastrukturę techniczną i oprogramowanie pozwalające na bezpieczne oddanie głosu, możliwość niebudzącej wątpliwości jego identyfikacji, ale też na wykluczenie dokonania więcej niż jednego aktu głosowania w danej sprawie.
PRACE ZARZĄDU ON-LINE