OBOWIĄZEK INFORMOWANIA KONTRAHENTA O WPŁYWIE COVID-19 NA WYKONANIE UMOWY

OBOWIĄZEK INFORMOWANIA KONTRAHENTA O WPŁYWIE COVID-19 NA WYKONANIE UMOWY

Zgodnie z art. 15r ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374) Strony umowy w sprawie zamówienia publicznego mają obowiązek niezwłocznego, wzajemnego informowania się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie zawartej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Strony umowy potwierdzają ten wpływ dołączając do informacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, oświadczenia lub dokumenty, które mogą dotyczyć w szczególności:

nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
poleceń lub decyzji wydanych przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów, związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 1-3;
wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;
innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy;
okoliczności, o których mowa w pkt 1-5, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Każda ze stron umowy może żądać przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy.

Strona umowy na podstawie otrzymanych oświadczeń lub dokumentów, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, przekazuje drugiej stronie swoje stanowisko, wraz z uzasadnieniem. Jeżeli strona umowy otrzymała kolejne oświadczenia lub dokumenty, termin liczony jest od dnia ich otrzymania.

Zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy w szczególności przez:

zmianę terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części;
zmianę sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych;
zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia lub sposobu rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy – o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.

Jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego zawiera postanowienia korzystniej kształtujące sytuację wykonawcy, do zmiany umowy stosuje się te postanowienia, z zastrzeżeniem, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, nie mogą stanowić samodzielnej podstawy do wykonania umownego prawa odstąpienia od umowy.

Jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego zawiera postanowienia dotyczące kar umownych lub odszkodowań z tytułu odpowiedzialności za jej niewykonanie lub nienależyte wykonanie z powodu oznaczonych okoliczności, strona umowy przedstawia wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte jej wykonanie oraz wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19, na zasadność ustalenia i dochodzenia tych kar lub odszkodowań, lub ich wysokość.

Wykonawca i podwykonawca, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie łączącej ich umowy, która jest związana z wykonaniem zamówienia publicznego lub jego części, uzgadniają odpowiednią zmianę tej umowy, w szczególności mogą zmienić termin wykonania umowy lub jej części, czasowo zawiesić wykonywanie umowy lub jej części, zmienić sposób wykonywania umowy lub zmienić zakres wzajemnych świadczeń.

W przypadku dokonania zmiany umowy, jeżeli zmiana ta obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, wykonawca i podwykonawca uzgadniają odpowiednią zmianę łączącej ich umowy, w sposób zapewniający, że warunki wykonania tej umowy przez podwykonawcę nie będą mniej korzystne niż warunki wykonania umowy przez wykonawcę.

Reasumując:

wprowadzono nowe obowiązki na strony obowiązującej umowy w sprawie zamówienia publicznego, związane ze skutkami wystąpienia COVID-19. Podstawowym obowiązkiem jest niezwłoczne, wzajemne poinformowanie się stron o okolicznościach, które wywierają lub mogą wywrzeć wpływ na należyte wykonanie umowy. Takiemu poinformowaniu powinny towarzyszyć dokumenty potwierdzające ten wpływ. Mogą to być zarówno dokumenty wystawione przez podmioty zewnętrzne (np. kopie decyzji administracyjnych organów sanitarnych lub ogólnie administracji publicznej, jeżeli możliwe jest ich dostarczenie), jak i oświadczenia własne stron. Ustawodawca wskazał otwarty katalog takich dokumentów;

obowiązek poinformowania spoczywa na obydwu stronach umowy, a nie tylko na wykonawcy. Zamawiający może poinformować o wyłączeniu z eksploatacji obiektów, urządzeń lub budynków, wykonawca z kolei o absencji pracowników lub współpracowników. Zarówno forma przekazywanych dowodów, jak i sposób ich przekazywania jest całkowicie pozostawiony woli stron, ustawodawca w tym zakresie nie narzuca żadnych ograniczeń;

obowiązek wykazania wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na realizację umowy. Brak jest ograniczeń dowodowych w tym zakresie, co oznacza, że zmawiający może według własnego uznania żądać dodatkowych informacji i dokumentów;

14 dni (kalendarzowych) od dnia otrzymania informacji do dokumentów na przekazanie stanowiska, wraz z uzasadnieniem. Przekazanie kolejnych dokumentów przedłuża wskazany termin o kolejne 14 dni, co może się powtarzać wielokrotnie, bez ustawowych ograniczeń. Należy podkreślić, iż ten ustawowy termin ma charakter instrukcyjny, zaś jego przekroczenie nie skutkuje żadnymi sankcjami;

do zamawiającego należy decyzja, czy zgromadzony materiał dowodowy wskazuje na wpływ skutków pandemii na należyte wykonanie umowy. Jeżeli stwierdzi, iż wpływ ten jest znikomy albo nie ma go w ogóle, nie podejmuje żadnych działań a sama umowa powinna być realizowana zgodnie z jej pierwotnym brzemieniem.

OBOWIĄZEK INFORMOWANIA KONTRAHENTA O WPŁYWIE COVID-19 NA WYKONANIE UMOWY