Nasze doświadczenie pokazuje, iż klauzule umowne dotyczące kwestii praw autorskich stanowią ciekawe pole do negocjacji pomiędzy wykonawcą a zamawiającym. Jest to tym bardziej istotne, gdy weźmie się pod uwagę daleko idące konsekwencje finansowe dla podmiotu, który jako odbiorca oprogramowania nie zadbał zawczasu o zagwarantowanie sobie adekwatnego do własnych potrzeb tytułu prawnego do software. Dlatego też, wdrożenie systemu informatycznego w instytucji powinno być poprzedzone analizą prawno-autorską.
Zamawiający przed podpisaniem umowy musi sobie odpowiedzieć na kluczowe pytanie, jaki tytuł prawny do wdrożonego sytemu zapewni mu należytą ochronę jego interesów – czy wystarczy mu udzielnie licencji, czy też będzie potrzebował uprawnienia do udzielenia sublicencji, a może w grę wchodzi wyłącznie przeniesienie praw autorskich?
Wykonawca zaś musi rozważyć, czy in casu przeniesienie na rzecz zamawiającego praw autorskich będzie dla niego po pierwsze w ogóle możliwe, a po drugie czy będzie finansowo opłacalne. W praktyce, do kompromisu pomiędzy stronami dochodzi niejednokrotnie dopiero w toku wielogodzinnych negocjacji. O tym, jak uregulować w umowie kwestię praw autorskich, zadecyduje w większości przypadków czynnik ekonomiczny. Nie można także wykluczyć, iż w pewnych przypadkach zamawiający nie będzie nabywcą programu jako takiego, lecz usługobiorcą określonego rozwiązania biznesowego polegającego nie na wykonaniu dzieła przez wykonawcę, lecz na świadczeniu przez niego usług. Przy takiej konstrukcji, pliki z oprogramowaniem zostaną przy wykonawcy, zaś zamawiający de facto będzie korzystał z funkcjonalności oprogramowania, co w konsekwencji spowoduje iż strony nie będą musiały w ogóle regulować w umowie zagadnień związanych z płaszczyzną praw autorskich.